De meest gebruikte planningstool? Dat is Excel. Ook voor high-tech productiebedrijven met een uitgebreid ERP systeem. Een eenvoudige en goedkope oplossing die voor sommige bedrijven toereikend is. Wanneer u echter het gevoel heeft dat het beter kan en zou moeten, kijk dan eens of onderstaande punten herkenbaar zijn. Zo ja, dan is het nu tijd voor actie.

1) Te bewerkelijk en complex om bij te houden
Een planning opzetten in Excel kan vrij makkelijk en laagdrempelig. Maar wat als uw  organisatie groeit en meer orders te verwerken krijgt? En als er dan ook meer afhankelijkheden bijkomen zoals meer machines, medewerkers en materialen? Dan wordt het al snel erg bewerkelijk om de planning actueel te houden en holt u achter de feiten aan. En een planning die niet actueel is, is nutteloos.

2) Foutgevoelig
Met het schuiven van blokjes en knippen/plakken van cellen is een vergissing snel gemaakt. Er is veelal geen business logica die fouten voorkomt.

3) Slechts door één persoon tegelijk te openen/bewerken
Excel is nooit bedoeld als applicatie om door meerdere personen tegelijk in te werken. Daardoor is het lastig de planning in Excel te delen met collega’s en om gezamenlijk de planning actueel te houden en uit te dragen. Vaak ontstaan zo lokale kopieën met alle gevolgen van dien. Ook wordt de afhankelijkheid van degene die de Excel planning opzet en beheert groter naarmate de complexiteit toeneemt.

4) Niet gekoppeld aan ERP of andere systemen
De term ‘eiland automatisering’ is hier vaak van toepassing. Gegevens uit een ERP systeem worden meestal niet (of niet automatisch) gekoppeld aan de Excel planning. Handmatig overtypen of kopiëren van gegevens is niet alleen tijdrovend maar ook foutgevoelig. Bovendien ontstaan er zo meerdere gegevensbronnen naast elkaar met meerdere versies van ‘de waarheid’.

5) Biedt geen automatisering van de planning
Planning in Excel is in de praktijk vooral een lijst met orders, datums en kleurtjes. Soms met ingewikkelde ‘draaitabellen’ voor wat meer intelligentie maar zelfs dan blijft het vooral bij het weergeven van gegevens. Er is geen sprake van automatisering om oorzaak-gevolg bij wijzingen in de planning door te rekenen.

Er zijn ongetwijfeld meer punten te bedenken, maar bovenstaande is een indruk van wat wij in de praktijk vaak tegenkomen. Over het algemeen geldt dat hoe groter het bedrijf groeit en daarmee de complexiteit van de planning, hoe meer de beperkingen van planning in Excel zichtbaar zijn. De belangrijkste reden voor bedrijven om van planning in Excel af te willen is dan ook vaak dat het de groei van de organisatie in de weg staat.

Plant u ook in Excel en herkent u deze punten? Merkt u dat de huidige manier van plannen groei van de organisatie in weg staat? Maak dan eens een vrijblijvende afspraak om te ontdekken hoe het ook anders kan.